Prinsip Dasar Efisiensi Menyiapkan Rapat

PRINSIP DASAR MENYIAPKAN RAPAT

a.       Whay:

Mengapa rapat perlu diselenggarakan.

Hal tersebut untuk menentukan urgensi rapat dimaksud.

b.      What:

Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat.

Hal ini perlu untuk menyiapkan agenda rapat. 

c.       When:

Siapa yang akan diundang.

Perlu ditentukan peserta yang untuk hadir, sesuai masalah yang dibicarakan.

d.      Where:

Dimana rapat sebaiknya diselenggarakan.

Perlu menentukan tenpat yang sesuai bagi peserta rapat. 

e.       When:

Bilamana/kapan sebaiknya suatu rapat diselenggarakan.

Ini menyangkut hari dan waktu yang dianggap paling sesuai bagi seluruh calon peserta rapat.

f.       How:

Bagaimana rapat akan diselenggarakan.

Apakah rapat akan diselenggarakan:

              -   Secara berkala atau cukup satu kali

              -   Tertutup atau terbuka

              -   Apakah bahan rapat akan dibagi terlebih dahulu

              -   Apakah memerlukan slide, tape dan lain-lain.

Sumber:

Sedamaryanti, 2001, Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar Maju, Bandung, hlm. 232.