CONTROLLING (FUNGSI PENGAWASAN)

CONTROLLING
(FUNGSI PENGAWASAN)
Fungi-fungsi terdahulu tidak akan efektif tanpa fungsi pengawasan (controlling) = pengendalian
Definisi
 PENGAWASAN, PENGENDALIAN
 Proses untuk menjamin bahwa tujuan organisasi & manajemen tercapai
 Konsep “penetapan standar, pengukuran kegiatan dan tindakan korektif”
Aktivitas menemukan, mengoreksi penyimpangan hasil dibandingkan dg rencana kerja standar
TIPE CONTROLLING
1. Pengawasan pendahuluan (FEEDFORWARD CONT)
2. Pengawasan “ CONCURRENT”
3. Pengawasan umpan balik (FEEDBACK CONT)
FEED FORWARD CONTROL
 STEERING CONTROL
 Pengawasan Pendahuluan
 Deteksi, antisipasi masalah/penyimpangan dari standar/tujuan dan BOLEH korektif sebelum kegiatan selesai
 Pendekatan AKTIF AGRESIF
 EFEKTIF BILA manajer mampu mendapat :
 Informasi akurat
 Tepat waktu tentang perkembangan lingkungan
PENGAWASAN “CONCURRENT”
SCREENING CONTROL
Pengawasan “YA-TIDAK”
Dilakukan selama kegiatan berlangsung dimana harus SETUJU dulu sebelum kegiatan selanjutnya
FAKTOR KEAMANAN menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan
FEED BACK CONTROL
 Pengawasan UMPAN BALIK
 Mengukur hasil kegiatan telah selesai
 Penyebab penyimpangan diaplikasikan untuk kegiatan y.a.d
 Sifatnya HISTORIS dan dilakukan stlh kegiatan selesai
TAHAP-TAHAP PROSES PENGAWASAN
1. Penetapan standar pelaksanaan
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
3. Pengukuran
4. Pembandingan prestasi dengan standar
5. Pengambilan tindakan koreksi
Tahap 1: Penetapan Standar
 STANDAR
Satuan pengukuran yang digunakan sebagai patokan untuk penilain hasil.
ðtujuan, sasaran, kuota, target
ðlebih khusus
- target penjualan
- anggaran
- market share
- margin keuntungan
- sasaran produksi
TIGA BENTUK STANDAR
1. Fisik: kuantitas, kualitas produk
2. Moneter: biaya, laba
3. Waktu: kecepatan produksi
Tahap 2: Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa pertanyaan yang digunakan:
1. HOW OFTEN: stp jam, harian, mingguan
2. WHAT FORM: Laporan tertulis, inspeksi visual melalui telepon
3. WHO: manajer, staf departemen
Pengukuran
$mudah dilakukan
$tidak mahal
$dapat diterangkan kepada karyawan
Tahap 3: Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Merupakan proses yang berulang-ulang, terus-menerus
Cara:
1. Pengamatan (observasi)
2. Laporan-laporan (lisan, tertulis)
3. metode-metode otomatis
4. Inspeksi, penguiian (test) dengan pengambilan sampel
Tahap 4: Perbandingan Prestasi dengan Standar & Analisis Penyimpangan
 Tahap paling kritis, tetapi mudah dilakukan
 Kompleksitas: saat menginterpretasikan adanya deviasi
 Analisis: mengapa penyimpangan terjadi
Tahap 5: pengambilan Tindakan Koreksi
øTindakan koreksi ð berbagai bentuk
 Standar diubah
 Pelaksanaan diperbaiki
 Keduanya
øMengubah standar mula-mula
øMengubah pengukuran pelaksanaan
- frekuensi (sering, kurang)
- mengganti sistem pengukuran
øMengubah cara analisis & interpretasi
PENTINGNYA PENGAWASAN
FAKTOR-FAKTOR ð Pengawasan semakin penting
1. Perubahan lingkungan organisasi
2. Peningkatan kompleksitas organisasi
3. Kesalahan-kesalahan
4. Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang.
PENGAWASAN YANG EFEKTIF ? (10 kriteria)
1. AKURAT
mengawasi kegiatan benar dan real
2. TEPAT WAKTU
informasi dikumpulkan dan dievaluasi secapatnya bila korektif segera
3. FLEKSIBEL
Terhadap perubahan lingkungan
4. OBYEKTIF dan INTEGRATIF
Info mudah dipahami, obyektif dan lengkap
5. Terpusat pd Titik Pengawasan STRATEGIS
Fokus pada aktivitas dengan penyimpangan tertinggi sehingga bisa fatal
6. Realistik EKONOMIS
Biaya lebih kecil dr manfaat
7. Realistik ORGANISASIONAL
Sistem harus cocok HARMONIS dengan kenyataan organisasi
8. Sbg petunjuk operasional
Menunjukkan, deteksi, koreksi
9. Terkoordinasi dg Aliran Kerja Organisasi
Tiap tahap pekerjaan mempengaruhi kesuksesan/kegagalan operasional perusahaan
10. Diterima Anggota Organisasi
Mendorong tanggungjawab dan berprestasi